O representante do órgão escreve o termo de abertura da ata na primeira página do livro de atas. Este termo de abertura precisa ser redigido à mão, sem rasuras e com a assinatura de todos os convocados para a reunião.

Por tradição, a ata é redigida em linhas corridas, sem espaços em branco, sem mudança de parágrafo, todos os numerais escritos em algarismos e também por extenso.

Caso não haja quórum, ou seja, número mínimo de participantes, a ata não precisa ser lavrada.

A abertura de cada ata deve conter as seguintes informações: dia, mês e ano, bem como hora, local e se é reunião ordinária ou extraordinária.