Para atingir um processo de qualidade no atendimento, é necessário que a organização conheça as necessidades dos seus usuários dos serviços e evite realizar pesquisas para saber como eles avaliam os seus serviços.

A qualidade no atendimento ao público costuma estar relacionada a certas características pessoais, como a boa comunicação, a empatia, o horário de funcionamento da entidade e o conhecimento sobre os procedimentos técnicos.

O usuário dos serviços sempre quer ser ouvido e ter suas necessidades supridas, por isso o servidor deve evitar demonstrar cortesia ou atenção, nunca disponibilizando soluções para algum problema apontado pelo usuário.

O servidor público deve ser cortês, ter urbanidade, disponibilidade e atenção no atendimento às necessidades dos cidadãos. Deve, também, respeitar a capacidade e as limitações individuais de todos os usuários dos serviços públicos.