Na terceira idade, fase permanente, os documentos, como fonte de pesquisa, poderão ser liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público geral.

Na terceira idade, fase permanente, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final, procedendo-se à eliminação e à coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhidos.

Na segunda idade, fase permanente, os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural.

Na segunda idade, fase permanente, os documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo, são destinados à guarda temporária.

Na primeira idade, fase corrente, os documentos não precisam ser avaliados para determinação dos prazos de sua permanência no arquivo corrente e/ou quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário.