Projetos pedagógicos de anos anteriores passam por descarte automático ao final do ano letivo, já que ocupam espaço destinado a registros correntes.

Históricos escolares permanecem em arquivos de uso provisório, aguardando recolhimento para descarte ao final do ciclo de estudos de cada turma.

Livros de matrícula são arquivados de forma rotativa em armários de diferentes setores, conforme necessidade momentânea de consulta dos servidores.

Pastas de estudantes e docentes são rearranjadas a cada semestre, para que a ordem de arquivamento reflita o número de solicitações atendidas pela secretaria.

Documentos de guarda permanente, como livros de matrícula, atas e históricos recebem tratamento diferenciado, com organização estável, proteção física adequada e registro de localização em instrumentos de controle.