É comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou outra denominação parecida, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento de documentos.

Rotinas e procedimentos devem ser centralizados e normatizados, cabendo a cada unidade administrativa se adequar às regras impostas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Documentos que tramitam somente no âmbito interno de uma instituição não precisam ser oficialmente registrados.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento dispensável para uma empresa pública, sendo uma alternativa à preservação da memória institucional.