Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas, pode ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.

Documento emitido que comprova ou garante a existência ou não de uma situação de direito, relacionado a alguém ou sobre algum acontecimento ou momento. Essa declaração serve para confirmar ou negar, por escrito, que o fato relacionado a alguém corresponde a verdade.

Documento técnico utilizado no cotidiano para comprovação, depoimento ou explicação a respeito de alguma informação.

Documento oficial utilizado na transmissão de mensagens internas dentro de um órgão público.