A matriz SWOT possibilita traçar um panorama sobre o cenário de atuação institucional. Assim, é uma ferramenta que ampara os gestores para a tomada de decisão de forma estratégica, e sua aplicação pode ser realizada em organizações de todos os portes.

A sigla SWOT é a abreviação dos vocábulos força, fraqueza, ostentação e ação, mais conhecida na língua portuguesa como análise FOFA, a qual ampara as decisões dos gestores sobre as questões organizacionais de nível interno.

A informação é um diferencial estratégico, sobretudo em ambiente de competição acirrada. Nesse sentido, no meio corporativo, as informações obtidas via análise SWOT devem ser utilizadas com maior rapidez possível, ficando para um segundo momento a apuração da sua veracidade.

O profissional que lida com muitas informações, como é o caso do profissional de secretariado, constrói grande repertório estratégico, o qual lhe permite analisar suas forças e fraquezas, entretanto este não deve ser aplicado nas relações laborais, devendo ser preservado.

A análise SWOT ou FOFA produz informações que são consideradas bens comerciais e, portanto, não podem e não devem ser utilizadas na elaboração de um plano de ação empresarial pelo fato deste ter características efêmeras.