São necessários organização e controle diário do Arquivo, para que as informações possam ser disponibilizadas com rapidez quando necessárias.

É dispensado ao profissional de Arquivo o poder de análise e crítica.

A integridade dos documentos deve ser preservada; os documentos de um determinado órgão devem ser conservados em um todo, como documentos desse órgão.

O profissional de Arquivo deve cuidar para atender às necessidades imediatas dos funcionários da empresa e, servir posteriormente, às necessidades do cidadão particular.

O profissional de Arquivo deve preocupar-se com os agentes internos (natureza material dos documentos) e externos (armazenagem e uso dos mesmos), visando a durabilidade do material sob sua custódia.