A identificação não atua no momento da produção ou da acumulação (planejamento da produção, classificação, avaliação e descrição).

A identificação consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e os vínculos que mantém com o órgão que o produziu, exceto em fase de produção ou de acumulação.

A identificação é uma tarefa de pesquisa sobre a gênese do documento de arquivo, desenvolvida no início do tratamento documental para definir requisitos normalizados de planejamento das funções que sustentam o tratamento técnico documental.

A identificação é uma função arquivística que não analisa a criação do documento, e sim o seu contexto arquivístico (sua relação com a estrutura, atribuições, funções e atividades do órgão produtor) e sua tipologia documental.