Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Essa atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído pelas seguintes tarefas, entre outras:

I. efetivar a autuação dos processos (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo, classificando-o por assunto).

II. encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos (expedição).

III. controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo.

Está correto o que se afirma em: