A fase corrente corresponde à fase ativa do documento, onde ele é utilizado rotineiramente nas atividades administrativas, enquanto a fase intermediária é caracterizada pela menor frequência de consulta e a fase permanente abriga documentos de valor histórico.

A fase intermediária é a mais longa do ciclo de vida, pois os documentos nessa fase são frequentemente consultados para a tomada de decisões estratégicas.

A fase permanente é destinada exclusivamente a documentos com valor legal, enquanto os documentos com valor administrativo são eliminados após a fase intermediária.

O ciclo de vida dos documentos é um conceito teórico e não se aplica à prática da gestão de documentos em organizações contemporâneas.