É uma atividade de seleção de papéis que os organiza de acordo com sua textura e formato, facilitando assim a separação por forma, cor e tamanho, muito Importante para os serviços de arquivo.

É uma atividade temporária que garante o controle da produção, bem como a utilização e destinação adequadas dos documentos, assegurando assim, a preservação daqueles conjuntos considerados de valor de guarda temporária.

É uma atividade discricionária e peremptória da Administração Pública que supervisiona e classifica os documentos em públicos e secretos, sendo esses últimos exclusivos do Poder Judiciário.

É uma atividade permanente que garante o controle da produção, bem como a utilização e destinação adequadas dos documentos, assegurando, assim, a preservação daqueles conjuntos considerados de valor de guarda permanente.

É uma atividade fundamentada na preservação e conservação ambiental em detrimento da correta seleção e utilização de documentos impressos, de forma a permitir a impressão mínima necessária de todo e qualquer documento da Administração Pública.