as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados.

os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais, distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.

cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localização física.

as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-se os números às suas subdivisões temáticas.