De acordo com a terminologia arquivística um fundo de arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Dados os itens seguintes para a produção de um fundo de arquivo no sentido que o arquivista dá a este termo,

I. O organismo, seja público ou privado, deve possuir um nome e uma existência jurídica própria resultante de um ato (lei, decreto, portaria etc.) preciso e datado.

II. Deve possuir atribuições precisas estáveis, definida por um texto com valor legal ou regulamentar.

III. Deve ter um chefe responsável, gozando do poder de decisão correspondente ao seu nível hierárquico.

IV. A sua organização interna deve, tanto quanto possível, ser conhecida e fixada num organograma.

verifica-se que estão corretos