retenção é o prazo fixado na tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

vigência é o intervalo de tempo em que o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

precaução é o tempo de guarda dos documentos dilatado em juízo quando ocorre a interrupção ou a suspensão da validade, em conformidade com a legislação vigente.

prescrição é definido na tabela de temporalidade com base em estimativa de uso, em que documentos são mantidos no arquivo corrente e ao fim do qual a destinação é efetivada.

guarda é definido como o intervalo de tempo previsto para um documento durante o qual a partir de uma ação é invocada a tutela do poder judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados.