Para fins de identificação, devem os profissionais de enfermagem utilizar as siglas Enfermeiros – ENF, Técnicos de Enfermagem – TEC, Auxiliares de Enfermagem – AUX, Parteira – PAR, os quais deverão ser apostos após o número de inscrição, nas anotações de enfermagem, ou ainda o uso facultativo de carimbos com as devidas assinaturas.

Entre as responsabilidades e deveres de todos os profissionais de enfermagem inclui-se registrar no prontuário do paciente as informações inerentes e indispensáveis ao processo de cuidar.

Apenas aos enfermeiros cabem os registros das informações inerentes ao processo de cuidar, necessários para assegurarem a continuidade e a qualidade da assistência.

Incumbe a todo o pessoal de enfermagem, quando for o caso, anotar no prontuário do paciente as atividades da assistência de enfermagem, para fins estatísticos.

A documentação do paciente (prontuário) e os demais documentos inerentes aos cuidados de enfermagem (livros de ocorrência, relatórios, etc.) constituem a finalização do processo de cuidar do paciente: trazem maior visibilidade à profissão, permitem o planejamento da assistência, refletem a produtividade da equipe, permitem que sejam feitas estatísticas de atendimento, servem de fonte de consulta para inspeção da auditoria de enfermagem, são provas cabais da jornada de trabalho, e ainda, poderão servir para a defesa ou incriminação de profissionais de saúde.