A aplicação do princípio de respeito aos fundos separa o arquivo em três fases: a corrente, a intermediária e a permanente.

Esse princípio designa um conjunto de operações que, a partir da avaliação de documentos, promove a guarda temporária ou permanente dos documentos.

Esse princípio permite a elaboração de um instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.

Esse princípio é um elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização dos documentos.

Esse princípio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.