A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição uma vez que a legalidade e a impessoalidade são princípios fundamentais de toda administração pública, esta deve também nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

As comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

É de uso consagrado o pronome de tratamento Vossa Senhoria para Ministros de Estado, Senadores e Juízes de Direito.

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial muito distintas, uma vez que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia, e ofício é expedido para e pelas demais autoridades.

Em regra, a exposição de motivos é o expediente dirigido a um Ministro de Estado pelo Presidente da República ou pelo Vice-Presidente.