O cancelamento de restos a pagar é a baixa da obrigação constituída em exercícios anteriores em contrapartida a uma variação passiva.

Para o efetivo de registro de despesas antecipadas, deve haver o registro do empenho, da liquidação e do pagamento em contas específicas somente após a ocorrência do fato gerador, observando-se a proibição de se efetuar a realização de despesa sem prévio empenho.

A inscrição de despesa em restos a pagar não processados é procedida após a depuração das despesas pela anulação de empenhos, no exercício financeiro seguinte à sua emissão, ou seja, verificam-se quais despesas devem ser inscritas em restos a pagar, anulam-se as demais e inscrevem-se os restos a pagar não processados do exercício anterior.

No momento do pagamento de restos a pagar referente à despesa empenhada pelo valor estimado, verifica-se se existe diferença entre o valor da despesa inscrita e o valor real a ser pago; caso o valor real a ser pago seja superior ao valor inscrito, o saldo existente deve ser cancelado e o valor global deve ser empenhado à conta de despesas de exercícios anteriores.

A recuperação de despesas orçamentárias de exercícios anteriores é uma receita orçamentária, pois se trata de recebimento de disponibilidades provenientes de devoluções de recursos pagos a maior.