A ata deve ser redigida em linguagem clara, concisa e objetiva, evitando o uso de termos ambíguos ou jargões técnicos que possam dificultar a compreensão do conteúdo.

A ata deve conter informações essenciais, como data, horário, local, participantes, pauta, discussões, decisões e deliberações, além de eventuais anexos ou documentos complementares.

A ata deve ser lavrada em livro próprio, com páginas numeradas e rubricadas pela autoridade competente, ou em formato digital, com certificação digital e assinatura eletrônica, garantindo a autenticidade e a integridade do documento.

A ata deve ser aprovada por todos os participantes da reunião, mediante assinatura individual em cada página, ou por meio de votação, com registro do resultado e dos votos de cada participante, garantindo a legitimidade e a transparência do processo decisório.