Sendo os documentos do arquivo permanente de caráter probatório, eles devem localizar-se o mais próximo possível da administração, para facilitar o acesso.

Sendo os arquivos intermediários pouco significantes para a administração, devem ser enviados a instituições que cuidem de eliminá-los assim que expirarem os prazos de guarda.

É fundamental que os arquivos administrativos sejam recolhidos a depósitos que cuidem de sua preservação e salvaguarda, uma vez que sua freqüência de uso é mínima.

Os arquivos permanentes, fundamentais à pesquisa, devem localizar-se próximos a institutos de pesquisa, universidades e centros culturais, contemplando, assim, a necessidade de seus usuários típicos.

A consulta aos arquivos administrativos é aberta a todos, portanto, devem estar dispostos em instituições que permitam amplo acesso a quem busque as informações neles disponíveis.