Os arquivos permanentes representam um poderoso mecanismo para preservação da memória da instituição, sendo conservados juntos aos setores que os produziram.

Os arquivos correntes correspondem aos documentos de uso frequente, com valor administrativo e histórico, cuja decisão administrativa dos fatos e atos a eles relacionados ainda não tenha ocorrida.

Os arquivos intermediários são constituídos pelos documentos que não são usados frequentemente e os órgãos que os receberam e produziram não os solicitam mais. Por isso, são chamados de lombo ou purgatório.

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados próximos aos setores que os receberam e os produziram, devendo estar armazenados em locais de fácil acesso. Os arquivos permanentes representam um poderoso mecanismo para preservação da memória da instituição, sendo conservados juntos aos setores que os produziram.