Os arquivos corrente (2ª idade) e intermediário (3ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

O valor secundário não é um valor definitivo, ou seja, pode prescrever. Dessa forma, documentos da fase permanente por vezes, dependendo de sua natureza, podem ser eliminados.

A fase intermediária não é obrigatória na vida de um documento. Alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente.

Para que os documentos cumpram seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características. Existe legislação nacional para essa análise, em que consta uma tabela de temporalidade. Essa tabela é única para todas as intituições e deverá ser usada por uma comissão criada para esse fim.

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. O melhor deles é o chamado “ideográfico”, largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.