Para não esquecer de anunciar a presença das principais autoridades, o receptivo do evento deve providenciar uma nominata, que poderá ser na forma de lista ou de cartões individuais, mas que deverá conter o nome e o cargo da autoridade.

Em casos de atrasos de autoridades que irão compor a mesa de honra, é aconselhável que o cerimonial deixe uma cadeira extra por perto. A cadeira poderá ser usada pela autoridade assim que chegar, mesmo que a solenidade já tenha começado.

Para que as autoridades não se confundam a respeito de seus lugares na mesa de honra, ao serem chamadas pelo mestre de cerimônias, elas podem ser acompanhadas por alguém da equipe de recepção até os seus respectivos lugares.

Para não diferenciar os convidados da solenidade, o cerimonial não deve reservar locais especiais na platéia, principalmente aqueles localizados nas primeiras fileiras. Essa prática antiga desqualifica o evento.