A baixa patrimonial de um bem diz respeito à retirada contábil do acervo patrimonial de uma organização. O extravio ou roubo não é considerado uma forma de retirada do bem na administração pública. Normalmente, as baixas são feitas no encerramento do exercício fiscal, sendo denominada inventário de baixa geral.

O inventário físico é o procedimento de levantamento físico e contagens dos itens de material em uma organização. Há duas formas de efetuar o inventário físico: o inventário rotativo – é feita a contagem de todos os itens em determinados períodos, como, por exemplo, no encerramento do exercício fiscal; e o inventário periódico/geral – é feita a contagem permanente dos itens, de forma contínua e seletiva dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribuídos para uso.

O tombamento é o declínio do potencial de geração de serviços por ativos de longa duração, sendo realizado a partir dos seguintes fatores: a deterioração física, o desgaste com o uso e a obsolescência. Ou seja, o valor do bem patrimonial decresce, em virtude de seu desgaste temporal, bem como de sua ociosidade tecnológica.

A movimentação de bens patrimoniais, de modo geral, não pode prescindir de dois documentos: o Termo de Responsabilidade, a ser assinado pelo (novo) responsável pela guarda e conservação do bem patrimonial; e o Guia de Transferência de Material, usualmente emitido por sistemas informatizados, cujo intuito é formalizar a alteração do órgão/servidor responsável pela carga patrimonial do bem.