Uma gestão eficiente de arquivos deve se preocupar em manter os documentos centralizados para que estes não se extraviem.

Na gestão de arquivos, a tabela de temporalidade tem o papel de organizar os documentos temporários.

A teoria das três idades se relaciona ao tempo de vida dos arquivos, que começa a ser computado com sua criação.

Para uma gestão eficiente de arquivo, deve-se dispensar atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo permanente ou quando são eliminados.

Atualmente, com a Gestão Eletrônica dos Documentos (GED), os documentos físicos podem ser eliminados indiscriminadamente, desde que tenham uma cópia digitalizada.