A tomada de contas especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal, com apuração de fatos, quantificação do dano, identificação dos responsáveis e obter o respectivo ressarcimento.

O Tribunal de Contas da União só poderá instaurar a tomada de contas especial após a adoção de medidas administrativas adotadas.

Salvo determinação em contrário do Tribunal de Contas da União, fica dispensada a instauração da tomada de contas especial se o valor do débito for inferior a R$ 40.000,00 e se houver transcorrido prazo superior a dez anos.

A tomada de contas especial deve ser encaminhada ao Tribunal de Contas da União em até cento e vinte dias após a sua instauração.

A tomada de contas especial representa o conjunto de documentos, informações e demonstrativos de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial encaminhados anualmente ao Tribunal, de forma a subsidiar a análise acerca da regularidade da gestão dos recursos públicos.