O agente administrativo terá que lidar cotidianamente com documentos e arquivos públicos, os quais são regidos pela política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159/1991). Nesse sentido, suponha que uma servidora do município identifique um conjunto de documentos que pertencem ao poder público municipal, guardados em um armário da sala em que trabalha. Após consulta ao órgão produtor desses documentos, certifica-se de que são arquivos que não serão mais utilizados (não são de uso corrente do órgão) e que aguardam eliminação adequada por conterem informações importantes.

Segundo a Lei 8.159/1991, os itens encontrados pela servidora, nesse caso, classificam-se como documentos