Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser intensivos ou sigilosos.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento absoluto.

Segundo a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias: ultrassecreto, secreto, confidencial e reservado.

A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação prejudica a administração.

Reservados são os assuntos cujo conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos, embora sejam assuntos que não requeiram alto grau de segurança.