A DO deve ser preenchida para todos os óbitos, exceto os fetais, ocorridos em estabelecimentos de saúde, domicílios ou outros locais.

O médico é o responsável por todas as informações contidas na DO. Não deve assinar uma declaração de óbito em branco ou deixar declarações previamente assinadas; deve verificar se todos os itens de identificação estão devida e corretamente preenchidos.

A DO é impressa em papel especial carbonado, em duas vias e, antes de ser preenchida, o conjunto deverá ser destacado do bloco.

O preenchimento deve ser feito com letra cursiva e com caneta esferográfica.

A primeira linha, que serve de título ao documento, tem um número que deve ser preenchido, que se destina a identificar o evento, servindo como número de controle para o sistema.