Em comunicações oficiais, o tratamento digníssimo (DD) deve ser utilizado para se referir a qualquer pessoa que ocupe cargo público.

Na comunicação oficial, o fluxo é descendente, visto que sua ocorrência se dá de níveis superiores para níveis inferiores.

O fecho “Atenciosamente” é utilizado para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. Ficam excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras que atendem a rito e a tradição próprios.

As comunicações oficiais assinadas pelo Presidente da República devem conter o nome e o cargo da autoridade que a expede, abaixo do local de sua assinatura.

O ofício é uma modalidade de comunicação eminentemente interna, que ocorre para tratar de questões administrativas de um mesmo órgão.