A gestão de documentos está dividida em três fases: produção, uso e eliminação.

Os documentos criados com valor secundário deverão ser imediatamente recolhidos ao arquivo permanente.

A classificação de documentos de arquivo deve ser feita no momento da transferência dos documentos ao arquivo intermediário.

A produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

De acordo com a Resolução n° 14 do CONARQ, todos os documentos que cumpriram seus prazos de guarda nas fases corrente e intermediária devem ser recolhidos para a guarda permanente.