Para que a redação oficial alcance plenamente seu objetivo, é necessário que impessoalidade, correção,clareza, precisão e polidez sejam respeitadas.

Emprega-se a forma Vossa (Excelência, p.ex.) em relação à pessoa a quem se dirige a correspondência.

O tratamento Vossa Excelência é dirigido a pessoas que ocupam altos cargos, sendo que para o Presidente da República não poderá estar na forma abreviada.

As formas de tratamento exigem o verbo e os pronomes a elas referentes fazendo concordância com o tratamento (p.ex. Vossa Excelência e vossa comitiva será nosso convidado de honra.).