É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Refere-se ao registro e ao controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos, servindo para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.

É apenas um procedimento de catalogação que tem por objetivo precípuo a geração de um modo eficaz de guarda de documentos úteis.

É o registro de entrada de correspondências em repartição oficial com a finalidade específica de identificar remetentes de correspondências oficiais em cada órgão.

Consiste apenas no envio dos documentos originais – com seus respectivos anexos, se for o caso – aos destinatários, via Correios (ECT), malotes ou por entrega pessoal.