O caderno de anotações, o follow up e a agenda são ferramentas que se complementam e contribuem significativamente para o bom desempenho da função.

Follow up é o local destinado à guarda provisória dos documentos que estão pendentes, aguardando a data para solução ou realização.

Na agenda devem ser anotados todos os compromissos do seu superior (data, local, horário de início e término, assunto, participantes e telefone da pessoa que está assumindo o compromisso).

O planejamento da agenda deve ser feito com intervalos entre os compromissos, para que o chefe possa se atualizar dos acontecimentos.

Follow up é o local destinado aos documentos utilizados apenas para consultas.