É a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em oficial (matéria de interesse institucional) e particular (conteúdo de interesse pessoal).

Os dados utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Os documentos são registrados em formulários ou sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data, assunto, espécie, e outros elementos.

Fase na qual é necessário receber o documento e verificar a falta de dados e sua complementação; separação de cópias e originais; e, arquivamento das mesmas.