O arquivo deve adaptar-se à instituição, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.

A tabela de periodicidade de um arquivo é definida exclusivamente pelo arquivista responsável da empresa.

Quanto à temporalidade, os arquivos podem ser classificados como passivos ou históricos e ativos ou administrativos.

Quando bem organizado, o arquivo transmite ordens, evita repetições desnecessárias de experiências e diminui a duplicidade de trabalho.

A escolha do método de arquivamento a ser adotado pela organização deve ser feita pelo arquivista, ouvidos os responsáveis pelos diversos setores daquela organização.