se o arquivo privado, objeto do processo administrativo de declaração, estiver localizado fora da sede da Comissão de Avaliação de Arquivos Privados, esta poderá requerer, na impossibilidade de deslocamento de seus membros, a colaboração de instituições arquivísticas públicas estaduais, do Distrito Federal, municipais, de universidades públicas ou de instituições que atuem nas áreas de preservação e acesso a fontes documentais, para instrução processual.

a declaração de interesse público e social de arquivos privados se fará por ato do Ministro da Casa Civil.

a solicitação deverá ser efetuada apenas por órgão ou entidade da administração pública da União, que deverá demonstrar o interesse específico.

se o proprietário ou o detentor do arquivo privado dificultar ou impedir, por falta de interesse, comprovadamente, o acesso da Comissão de Avaliação de Arquivos Privados ou de quaisquer de seus membros ao acervo, o processo de declaração de interesse público e social de arquivos privados será encerrado.

no caso de deliberação favorável do Plenário do CONARQ, o processo administrativo segue para homologação do Presidente do CONARQ e, após, para a apreciação do Presidente da República.