Apesar de o AFD ser considerado um documento arquivístico, ele não deverá observar as orientações do Arquivo Nacional.

Cada servidor terá um único AFD, sendo vedada a duplicidade de AFDs para um mesmo servidor independentemente do órgão em que estiver em exercício, salvo nos casos de acumulação de cargos previstos em lei.

Os documentos do instituidor de pensão farão parte do AFD dos beneficiários da pensão.

A digitalização do legado não poderá ser realizada com o auxílio de terceiros, ficando os órgãos e entidades do SIPEC (Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal) proibidos de realizar contratação e gestão desses serviços.