Gestão de documentos consiste no acompanhamento de todo o ciclo vital dos documentos produzidos por umórgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades. Além de determinar documentos que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, implicando em eficiência e economia.

O ciclo vital dos documentos pode ser compreendida como as sucessivas fases pela qual passam os documentos de um arquivo. Consiste na produção até a guarda permanente ou eliminação, ou seja, produção, utilização e destinação final.

A gestão de documentos inclui apenas as fases do arquivamento (corrente, intermediário e permanente). Ressalta-se que as fases de arquivamento não estão relacionadas ao ciclo vital dos documentos produzidos pelas instituições públicas. E que a eliminação de documentos está vinculada a tabela de temporalidade, portanto, não possui nenhuma relação com a gestão de documentos.

Compreende-se como fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação final.

A gestão de documentos, que consiste em procedimentos para sua produção, classificação, registro, autuação, controle da tramitação e arquivamento, tem o objetivo de facilitar o acesso às informações. Na administração pública, as unidades administrativas responsáveis por esses serviços são, de modo geral, intituladas protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviço de comunicações.