o arquivo administrativo tem predominância de documentos em tramitação decorrentes do exercício de atividades-fim de uma instituição e é a expressão equivalente a arquivo técnico.

arquivo é definido como o serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação, a divulgação e a utilização de documentos previamente selecionados e adquiridos que abordam temas específicos de interesse para pesquisa em uma instituição.

sistema de arquivos é o conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que funciona de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.

arquivo setorial é o arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos institucionais, assumindo a centralização do armazenamento, também chamado arquivo geral ou arquivo nacional.

o arquivo estadual é definido como o arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos.