Os conjuntos de documentos produzidos e acumulados, no exercício de suas atividades, por órgãos e entidades públicas federais, entidades coletivas de direito privado, entidades estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, são considerados arquivos públicos.

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou distensivos.

O sistema decimal de classificação consiste num código numérico de dez classes, estas, por sua vez, em dez subclasses, e assim sucessivamente, sendo que as classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão ou entidade.

O prazo de guarda é definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos no arquivo permanente, e ao fim do qual se realiza a destinação.

A Comissão de Avaliação e Destinação é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição e controle da tramitação de documentos nas instituições.