O recibo é o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou correspondência.

A triagem consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e cadastrada.

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de despachados.

A classificação é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento.