A gestão da coleção é fator fundamental para a plena consecução dos objetivos das bibliotecas. A formação, o desenvolvimento e a organização do acervo devem ser encarados como um processo permanente, no qual as atividades de seleção, aquisição e avaliação de materiais devem permanecer em contínua sintonia com os objetivos estratégicos da instituição e seus mantenedores.

Entre as funções das bibliotecas especializadas, destacam-se as seguintes: desenvolver boletins periódicos para os usuários; fornecer informação de forma rápida e eficaz, centrada nos acontecimentos atuais; realizar um tratamento genérico nos documentos, ampliando os recursos de recuperação da informação; e disseminar seletivamente a informação para a alta gestão, que selecionará quem terá acesso a bases de dados especializadas na área de interesse.

A coleção deve ser desenvolvida tomando por base um plano preestabelecido que garanta sua continuidade e a adequação necessária à formação da coleção. Deve constar no documento a indicação da responsabilidade nas decisões para a seleção do acervo, ou seja, se deve haver uma comissão. Essa comissão deverá ser composta por um professor do curso de biblioteconomia que ministre a disciplina de seleção e aquisição, um especialista da área de atuação da unidade de informação e um representante da área administrativa (setor de pessoal).

Muller destaca que a política de seleção do acervo deve ser muito bem planejada e suplementada por esquemas de cooperação com outras bibliotecas. Com o propósito de conhecer os materiais de interesse para a biblioteca, lançados no mercado editorial, os bibliotecários recorrem a diversas fontes de informação, como: catálogos de editores; encartes de lançamentos; anúncios; catálogos de obras publicadas em um país; bibliografias e listas de materiais recomendados; lista de reserva; e resenhas críticas por revisores qualificados, publicadas em periódicos especializados.

A avaliação da coleção deve ser anual, sistemática e entendida como um processo empregado para medir a importância e a adequação do acervo, com vistas à finalidade da biblioteca, possibilitando a manutenção ou a alteração dos parâmetros relativos ao descarte. Os métodos utilizados para a avaliação do acervo podem ser quantitativos ou qualitativos. Conforme destaca Lancaster, a avaliação qualitativa é realizada por meio da análise comparativa entre o que é comprado e o uso subsequente.