As funções do Administrador de Materiais, antes de tudo, são saber comprar para assegurar qualidade e quantidade ao menor custo; controlar para evitar falta ou excesso; armazenar para evitar perdas. Para que essas funções sejam bem geridas, existem alguns subsistemas. Um deles é responsável pelo estudo e proposição de venda, doação, permuta e canalização de itens inservíveis, obsoletos e irrecuperáveis da organização. Este subsistema, recomendado na metodologia “5 ESSES” e muito praticado, é conhecido como: