Uma das definições de arquivo é que este é um conjunto de documentos criados e também recebidos por uma entidade, que são mantidos de uma maneira ordenada para que sirvam, quando necessário, como fonte de informação para a execução das atividades dessa entidade. Seja na Indústria, como nas entidades comerciais ou prestadoras de serviço, os serviços de arquivo devem ser organizados com cuidado, a fim de não só serem conservados e protegidos os papeis e documentos em geral, mas também para que possam ser localizados a qualquer momento. O conjunto de documentos mantidos em caráter definitivo, em função do seu valor, é denominado: