Arquivo pode ser definido como o conjunto de documentos produzidos e acumulados por órgão ou entidade, indivíduo ou grupo no desempenho de suas atividades. A gestão de documentos deve considerar a frequência de uso dos documentos, a fim de classificá-los adequadamente. O conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de consulta frequente pela entidade que o produziu e à qual compete sua administração é denominado: