Quanto à ordenação, seu objetivo básico é facilitar e agilizar a conservação aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma instituição, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume significativo.

A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série documental permite evitar, em princípio, que, para a descrição de um único documento, seja necessária a preservação de dezenas ou centenas de outros.

A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Por isso, ela depende exclusivamente da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo.

O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.

A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que não sofrem frequentes alterações em sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. Apesar de mais simples, a classificação funcional é mais duradoura.