no corpo da mensagem do e-mail oficial, é necessário inserir local e data de envio da mensagem para que o e-mail possa ter valor documental.

nos e-mails oficiais, são considerados fechos oficiais termos como “Atenciosamente”, “Abraços” e “Saudações”.

nos e-mails oficiais de instituições da administração pública, é recomendado que se adote um padrão de texto de assinatura que contenha o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

nos e-mails oficiais, é recomendado o uso de certas imagens junto ao texto da assinatura, como a das Armas da República Federativa do Brasil e a de logotipos do ente público.