A emissão do termo de responsabilidade deve ser feita, pelo menos, em duas vias, sendo uma destinada ao responsável pelo bem patrimonial e outra ao setor de patrimônio, e ambas devem ser assinadas pelas partes envolvidas no processo. Para que seja assegurada a perfeita caracterização do bem e do agente responsável pela sua guarda, em conformidade com o artigo 94 da Lei nº 4.320/1964, esse documento deve conter